Cambiar la oficina de una empresa no solo implica trasladar mesas, ordenadores o archivadores. Aunque intentes mantener el orden, es fácil que la acumulación de papeles y gestiones te haga pensar que la antigua ubicación no estaba tan mal. A esto se suman los trámites administrativos: actualizar el domicilio fiscal y social puede parecer un quebradero de cabeza si no se planifica bien. Pero con una hoja de ruta clara y sabiendo qué pasos dar, todo cobra sentido y evitas errores que podrían afectar legal o fiscalmente a tu negocio.
Aquí encontrarás una lista de todos los trámites que debes tener en cuenta cuando cambias de casa o lugar de trabajo.
¿Cuál es la diferencia entre domicilio fiscal y domicilio social?
- Domicilio fiscal: es el lugar donde la empresa está ubicada a efectos de Hacienda. Aquí recibe notificaciones tributarias y se considera su sede a efectos fiscales.
- Domicilio social: es la dirección registrada en el Registro Mercantil. Debe coincidir con el centro de dirección efectiva de la empresa y figura en sus estatutos.
Ambos pueden coincidir, pero no siempre lo hacen. En todo caso, es importante actualizar los dos cuando se cambia de ubicación.
¿Cuándo hay que notificar el cambio de domicilio?
El cambio debe comunicarse lo antes posible para evitar problemas con notificaciones, inspecciones o datos fiscales erróneos. Además, en el caso del domicilio social, es obligatorio aprobarlo en junta y registrarlo oficialmente.
Pasos para cambiar el domicilio fiscal en Hacienda
- Accede a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.
- Identifícate con certificado digital, Cl@ve PIN o DNI electrónico.
- Presenta el modelo 036 (declaración censal) marcando la casilla de modificación de domicilio fiscal.
- Adjunta la documentación correspondiente si es necesario (contrato de alquiler, escritura, etc.).
El cambio surte efecto desde el momento en que se presenta correctamente el modelo 036.
Pasos para cambiar el domicilio social en el Registro Mercantil
- Convoca una junta general de socios o accionistas para aprobar el cambio.
- Redacta el acta de la junta con el acuerdo de modificación de los estatutos.
- Acude a un notario para elevar a público el acuerdo.
- Presenta la escritura pública en el Registro Mercantil correspondiente al nuevo domicilio.
Una vez registrado, deberás actualizar también los datos en la Agencia Tributaria, Seguridad Social, bancos y demás organismos donde conste tu empresa.
¿Qué pasa si no lo comunico?
No actualizar el domicilio puede generar problemas importantes:
- Notificaciones tributarias enviadas a la dirección antigua.
- Riesgos de sanciones por parte de Hacienda.
- Problemas legales si se considera que ocultas datos relevantes.
- Dificultades para realizar trámites o recibir subvenciones.
Consejo: coordina el cambio de domicilio con tu mudanza de oficina
Muchos empresarios olvidan que el cambio físico y el administrativo deben ir de la mano. Lo ideal es coordinar ambos procesos con una buena planificación, para que no haya interrupciones en el negocio ni errores con la administración.
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Resumen
- Cambiar el domicilio fiscal se hace ante Hacienda con el modelo 036.
- Cambiar el domicilio social requiere acuerdo en junta y registro notarial.
- Ambos deben comunicarse cuanto antes para evitar sanciones.
- Planifica ambos cambios junto con tu mudanza para evitar imprevistos.
